活動策劃執行必備干貨

發布者:admin 發布時間:2019-08-23 閱讀:330

一、活動前期1、跟客戶溝通到位,準確了解客戶的投入預算,避免我們做的方案是10萬,但客戶卻只想出5萬來做本次活動。2、盡可能了解客戶的喜好、風格,最好能了解到客戶的信仰以及成長、居住環境。了解客戶的喜好,有利于我們做方案的調性,比如,客戶是比較傳統的人,我們做的方案偏向歐式,這樣方案比較不容易通過;還要了解客戶的信仰,因為有些信仰問題,有些方案不能做,比如基督教不喜歡風水學說這類方案。二、活動策劃執行中1、確認好活動現場,做好拍攝及尺寸測量工作。相機、卷尺、皮尺、白紙、筆是勘查現場必備工具。(1)拍照時要有正面圖、側面圖、全景圖等,總之照片能多則多。(2)丈量尺寸時一定要有平面圖,平面圖越準確越好,平面圖最好是先向客戶索要,沒有的話再手工畫。(3)勘查現場也是做現場物料的時候,所以回來后需要形成3份文件:現場照片、現場平面圖、現場物料清單及尺寸、數量。2、安排設計時,主要把設計清單列好,主要要標明名稱、內容、尺寸(可視尺寸和制作尺寸)、材質、數量,還有截稿時間等。效果圖設計必須包含的文件有:現場布置平面圖、整體效果圖、局部效果圖(入口效果圖、舞臺效果圖—活動前、舞臺效果圖—活動中、指引牌效果圖、簽到處效果圖、餐飲效果圖、節目表演效果圖等)。平面設計稿中,舞臺背景板,需要包含內容有:商家logo,活動主題,主辦、協辦、策劃執行單位名稱。3、發制作時,主要溝通好制作尺寸、數量、材質等。(1)抽獎券,注意有編碼問題,一般用200G銅版紙腹膜(2張名片大小),或者用雙膠紙,雙膠紙制作時不要掉墨。(2)邀請函封套,一般用啞粉紙腹膜,銅版紙最好不使用。(3)VIP卡制作時間一般在7天左右,專版也得在4、5天。(4)發報社刊登的硬廣,應注意顏色,最好不用漸變色。4、現場安裝(1)確定活動現場是否批下來。(2)確認電源離活動現場的距離。(3)清點物料數量及供貨質量。(4)確認安全選項,桁架、易碎物品、電源線等。5、活動現場講解會,是和客戶深度溝通的一次重要會議,客戶的所有成員基本都要參加,需要向客戶講解活動的整個執行流程,傳達本次活動的目的,流程等,并安排對接人員。此次會議一般在現場活動執行的前3天或1周召開。6、活動前一天(1)給客戶開總動員會議。(2)打印簡易流程,用粉色紙張打印,活動現場派發。(3)公司內部再開協調會議,明確第2天現場各人員工作任務及再次確認各項物料是否備齊。(4)需要打印材料:現場詳細流程(現場工作人員人手1份)、主持人串詞(2份,主持人1份,策劃1份)、現場各成員通訊錄(現場工作人員人手1份)、物料清單(相關負責人持有)。(5)再次確認各工作人員到場時間,特別是主持人、演員等。6、活動開始(1)工作人員的著裝。--已定做(2)通話裝備。--無線麥已準備4個(3)筆記本。--現場工作人員每人1本,還未準備(4)熱風工作站:帳篷(有圍幔,演員更換服裝使用)、有配鎖的箱子或袋子(裝工作人員的包包等重要材料)--還未準備(5)落實各項細節:舞臺,燈光、音響、泡泡機、煙霧機、頻閃、聚光燈等,人員上下臺是否方便;簽到區,餐飲區,觀眾區,休息工作區,(6)注意各環節之間的串場,避免冷場。(7)注意不同場之間的銜接和通知,指引嘉賓在不同的活動現場之間出席。三、活動結束后1、活動結束后,安保人員指導人流走向。2、活動結束后,安排人員進行物料收集,做到誰負責布置,誰負責歸位。3、征詢客戶意見,預約下次溝通時間,并提醒尾款。4、活動結束3天內開活動總結會,并把照片及相關文案發前臺將活動情況上傳到公司網站中。5、活動結束后一周內要做文件歸檔。

西安活動執行入門1、先熟悉活動涉及物料的材質、工期、價格;燈光的種類、作用。2、找個執行切入點,積累供應商,如:設備商(燈光、Truss架,木工、舞臺,噴繪印刷等),演藝經紀人,多媒體互動的供應商,創意資源(大黃鴨啊,幾百個哆啦A夢之類);建議是在設備商跟演藝里挑一個,發展一條自己的供應商鏈。3、熟悉常規工作技能(熟練使用各種表格,郵件,excel報價,供應商成本)之后,多做幾場活動就能熟悉一場活動的流程(無非就是簽到之后暖場,開場(開場表演,主持人開場,領導致辭),然后串場節目,再接一個流程,再串場節目,再接個流程,活動做來做去大體如此)。熟悉完流程之后,你要清楚每場活動的費用結構以及報價、設備及人員配置。入門階段的基本要求:別人給一張效果圖,你能完整的實現它,并拉出報價單;給你項目背景與一個空白的場地,你就能拉出大體的場地規劃圖。升級AE需要強化的是:1、對客戶需求的引導與揣摩。2、對客戶所在行業市場的了解,對己方競爭對手的了解。3、項目組管理(團隊協調)。打個比方,客戶交代完基本信息(活動預算,目的,人數,形式),你需要整理成一個項目背景的文字描述,回公司后安排策劃、設計、執行人員開會,進行項目介紹,項目分工,跟進項目進度,催稿、賣稿、議價、簽訂合同、收錢。補充:一、立場問題:這個不論做AE、執行時都會遇到的問題;AE跟執行往往就是夾心板,要么夾在客戶與公司之間,要么夾在供應商與公司之間;這往往是初入這個行業比較棘手的問題1、首先你得站在你職業的角度,以專業的眼光,去分辨對于一場活動乃至一個項目,哪些是需要以強硬的態度向客戶,向公司(項目負責人乃至老板)爭取(增加成本)。其中包括:⑴項目的實際需要(安全原因、流程的順暢),⑵增加部分成本,但是可以取得更好的服務,大幅提高你的工作效率(供應商配合度,場地方等),⑶有利于你回款速度的措施(小禮品,回扣);你得分辨出哪些東西對于活動是重要的,需要高精度,高標準(如:主持人,面上看得到的)哪些是次要的,你可以向公司妥協,可以在報價上妥協,或是可替代的(物料的材質,活動的精度,無謂的燈光等),這些利弊需要報告并提出可替代性方案,要求你的BOSS或客戶確認。2、如果涉及到改稿、返工乃至各種需確認的制作稿等問題上。這時候你就得有個選擇,一面軟,一面就必須要硬;活動涉及反復改稿及確認項的問題是經常遇到的。這時候千萬要記住:①給創意部預留出主KV設計及延展物料的改稿時間;②探清客戶憂慮的是什么,給他一個說服他老板的理由,另外需要給客戶預留出確認時間。③站在一個執行的角度,尤其是需要工期的物料,一定要以執行人員的排期為準,要么逼死項目負責人(AE,AM),要么將壓力轉移向你的客戶對接人。二、格局感要站在客戶的角度、公司盈利的角度、項目管理的角度去看待活動。同樣,最重要的究竟是利潤率?活動的精度?還是維護你的客戶?這個需要你自己去思考。這也涉及到職業素養跟執行標準的問題。

關于西安活動執行的幾點體會1、 準確把握客戶需求——深入了解客戶,準確把握客戶意圖,避免在大方向上與客戶的目標產生分歧,走彎路;2、 整合資源——在理解客戶意圖的基礎上整理手上擁有的資源,間接的、直接的都要考慮,可能手上有些資源可以直接利用,即能節省成本又能產生良好的效果;3、 時間控制——通過嚴格的時間進度表控制活動進展工作的分工,逐次落實各方工作。一個大型活動往往由多家公司合作完成,明確的時間進度可以防止各方推諉工作。4、 場地選擇——在場地選擇上即需要考慮場地自身現有的條件是否符合活動需要,如燈光、音響、面積等,同時要考慮交通是否方便,該地區的人群特征等5、 活動設計——活動原創性、參與性、互動性往往十分重要,尤其在北京地區,一天中各類大大小小的活動不下幾十個,活動既要把受眾吸引來、又要能把他們留下來6、 人員控制——由專人負責對接各類供應商,如場地、演出、設備等,這些供應商有些素質并不是很高,必須嚴格要求控制,保證執行過程的順暢7、 緊急應對措施——提前要想到各類可能發上的意外情況,做好應對策略,尤其在戶外,天氣因素、交通因素發生變化都會直接影響活動的正常進行。春夏兩季戶外活動要考慮搭棚。活動執行一般分為活動前期、活動中期、活動后期三個階段。每個階段都有具體的工作內容:活動前期根據策劃案和設計,和客戶要求,來確定項目成交明細單,項目預算單,物料的清單,找物料供應商報價,還有前期場地的勘察;與此活動相關演員,設備,物料等,活動所需人員的聯系溝通;活動前一兩天(或者當天)要進行現場氛圍的布置,舞臺燈光音響的搭建等。活動前準備。活動中期掌握現場物料,人員等的節奏;與客戶,或現場工作人員進行活動溝通;協調演員與工作人員的溝通。活動后期對活動現場進行清點,清理等工作,收集照片,形成報告,結款等工作。那么活動執行的5表具體包含哪些內容呢?具體解決方案如下:解決方案1:準確的答案是:1.活動流程/時間表 2.人員分工/聯系表 3.媒體清單/聯系表 4.活動預算表 5.活動結束后整理表


同質化的競爭下,能否贏得項目,靠的是創意與公關;但是能否贏得客戶,靠的是執行力。以下是執行崗常規工作的部分操作心得。1)模擬現場。模擬現場包括對案的可執行性分析,方案的還原度、活動精度的預測與把控等,這里舉兩個例子:例1,比如方案里有個啟動環節,那么該環節就會涉及:道具制作,道具上臺、啟動方式。通過模擬現場,去思考啟動環節會涉及到的各項人員:場燈、攝影、道具組、控臺等,判斷每個環節的風險,多次的模擬去發現問題。例2,效果圖的還原度。首先判斷效果圖及施工圖的結構是否有問題,能否有物廉價美的施工方案能達到更相近的程度。需要在精度與成本之間的把握。2)審美。整個現場的成品、活動的精度、舞美的精心布置都掌握在執行手里,所以執行人員的審美往往更為重要,對于方案及活動的理解程度要求比較高。關于審美并沒多復雜多高大上。在初期,積累素材去做橫向比較,先去弄明白什么叫丑。其次去琢磨怎樣不丑。在日常積累與反復改稿中自然能夠提升審美能力。3)供應商管理:執行最多的工作是供應商管理。①盡量發展多家供應商形成競爭局面,年底評價哪些供應商是能夠減輕你工作負擔(遇到問題能給到解決方案)簽訂協議價,一者避免成本預估不足的現象,二者避免個人與供應商之間產生經濟糾葛。②下配置時給到效果圖,讓供應商比稿,給出施工材質、預算、舞美方案等。以燈光為例,盡量避免現場拷資料、現場糾結調燈方案的i現象,至少讓供應商的控臺人員心中有腹稿。遇大場活動前比稿燈光配置及燈光方案。這將大大降低控臺占用你的布場時間,布場必須將自己抽出來應付突發事件。③ 開發讓你省事的供應商,減少自己在純執行階段單位時間配比,有利于你自己去學習更多有附加值的東西。從個人層面,我不建議你將自己的路子走的太窄,盡量能夠讓自己成為多面手,沿著興趣去開發出其他的技能。我見過執行去做燈光師的,也有一直兼職學舞美軟裝的,有轉項目管理與業務等等。

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